Kennen Sie das? Ihr Anwalt steht neben Ihrem Schreibtisch und benötigt sofort die neue Durchwahl eines wichtigen Geschäftspartners.
Sie können sich in der Hektik aber einfach nicht mehr daran erinnern, ob Sie die neue Nummer schon in Ihre Outlook-Kontakte eingetragen haben. Die Lösung: Lassen Sie sich automatisch das Datum anzeigen, an dem Sie die letzte Änderung vorgenommen haben.
So geht’s: Gehen Sie in Outlook auf die Kontakte und rufen Sie die Maske für einen neuen Kontakt auf – entweder über die entsprechende Schaltfläche oder über Datei/Neu/Kontakt. Wechseln Sie im nächsten Schritt über Extras/Formulare/Dieses Formular entwerfen in den Entwurfsmodus. Diesen erkennen Sie am gepunkteten Raster. Den Sicherheitshinweis können Sie überspringen.
Zunächst müssen Sie sich überlegen, an welcher Stelle Sie das Änderungsdatum angezeigt haben möchten und dort Platz schaffen. Sie können alle Elemente verschieben, indem Sie sie einfach anklicken. Um mehreren Feldern gleichzeitig eine neue Stelle zuzuweisen, halten Sie dabei die Ctrl-Taste gedrückt.
Gruppieren Sie sie anschließend über den Befehl Gruppieren im Kontextmenü. Wenn Sie genügend Raum für das Änderungsdatum geschaffen haben, klicken Sie in der Liste Feldauswahl auf Geändert. Sollte diese Liste nicht automatisch auf Ihrem Bildschirm erscheinen, können Sie sie über Formular/Feldauswahl einblenden. Halten Sie die Maustaste gedrückt und ziehen das Feld in Ihre Maske. Im neuen Feld können Sie selbst keine Eingaben machen, Outlook ergänzt die Angaben automatisch.
Um das Änderungsdatum noch an die exakte Position zu stellen, wählen Sie in der Menüleiste den Punkt Layout. Hier haben Sie eine ganze Reihe von Möglichkeiten, die Elemente anzugleichen.
Wenn alles angeordnet ist, speichern Sie die veränderte Maske über Extras/Formulare/Formular veröffentlichen unter. Outlook schlägt Ihnen einen Speicherort vor. Wenn Sie Ihre Änderungen auch anderen Kollegen zur Verfügung stellen möchten, erkundigen Sie sich eventuell bei Ihrem Systemadministrator nach dem Speicherort. Wählen Sie einen Namen, der verdeutlicht, welche Änderung Sie im Vergleich zur Ursprungsmaske vorgenommen haben.
Mit Veröffentlichen schließen Sie den Speichervorgang ab. Jetzt können Sie die neue Maske auswählen, indem Sie in der Menüleiste auf Aktionen klicken und ganz unten aus der Liste das entsprechende Formular auswählen.
Übrigens: Die Änderungen beziehen sich nur auf Kontakte, die Sie mit dem gerade erstellten Formular neu anlegen. Wollen Sie einen bereits bestehenden Kontakt mit dem Änderungsdatum ergänzen, wählen Sie ihn an Stelle eines neuen Kontakts aus und führen die Anpassungen durch. Schließen Sie den Vorgang in diesem Fall über Speichern ab.
Extra-Tipp: Sie können den Hinweis Geändert, der automatisch in das Formular aufgenommen wurde, auch löschen und nur das jeweilige Datum anzeigen lassen. Klicken Sie dafür im Entwurfsmodus das Element an und wählen Sie im Kontextmenü Löschen. So halten Sie Ihre Kontaktformulare trotz zusätzlicher Informationen übersichtlich.
Quelle: Redaktion - Das große Handbuch für erfolgreiche Rechtsanwaltsfachangestellte vom 25.01.07