Das richtige Format für Ihre E-Mails

Hat Ihnen schon einmal jemand die Frage gestellt, in welchem Format Sie eigentlich Ihre E-Mails versenden?

Wahrscheinlich nicht, denn den meisten Outlook-Nutzern ist gar nicht bewusst, dass das Programm unterschiedliche Dateiformate für die Korrespondenz anbietet. Wir sagen Ihnen, wo die Vor- und Nachteile der unterschiedlichen Formate liegen.

Eine Nachricht in Outlook kann drei verschiedene Dateiformate haben. Standardmäßig ist das HTML-Format eingestellt. Daneben ist der Versand von E-Mails noch im Rich-Text (RTF)-Format möglich und als „Nur Text“.

 

E-Mail-Formate	Vorteile	Nachteile
Rich-Text	Das Format unterstützt alle Formatierungen, wie Sie es z.B. auch in Word gewöhnt sind.	Arbeitet der Empfänger mit einem anderen E-Mail- Programm als Outlook, können die Formatierungen verloren gehen und im schlimmsten Fall ist die E-Mail unlesbar.
HTML	Das Format unterstützt viele Formatierungen und bietet u.a. auch grafische Gestaltungsmöglichkeiten wie z.B. das Einbinden von Logos und Bildern.	- Gefahrenquelle durch aktive Inhalte - ältere Programme können das Format nicht lesen
Nur Text	Jedes E-Mail Programm kann das TXT-Format lesen. Die E-Mails bleiben sehr klein.	„Nur Text“ bietet keine Formatierungsmöglichkeiten.

Rich-Text als Format gleich ausschließen
Welches Format ist denn nun das richtige für Ihre E-MailKorrespondenz? Wie in der Tabelle am Ende des Beitrags zu sehen, haben alle Formate ihre Vor- und Nachteile. Hier gilt es einfach abzuwägen. Das Rich-Text-Format sollten Sie jedoch gleich ausschließen. In Word zwar eine sehr gute Alternative zum DOC.-Format, ist in Outlook von diesem Format abzuraten, da es garantiert zu Problemen beim Adressaten kommt, wenn dieser ein anderes E-Mail-Programm als Outlook einsetzt.

Verzichten Sie auch auf das „bequeme“ HTML
Format HTML, das Ihnen auch als Format für das Erstellen von Internetseiten bekannt sein wird, ist in Outlook voreingestellt. Der Vorteil dieses Formats ist die Flexibilität: E-Mails können durch grafi sche Elemente und viele Formatierungen aufgewertet werden, Links zu Webseiten können eingefügt und direkt angeklickt werden u.v.m.

Diese Flexibilität hat aber auch deutliche Nachteile: Zum einen kann das Format von Hackern eingesetzt werden um Viren oder Trojaner auf den Computer des Empfängers einzuschleusen. Ein Klick auf einen eingefügten Link oder eine Grafi k genügt, um sich unter Umständen Probleme einzuhandeln oder persönliche Informationen Preis zu geben. Nicht ohne Grund raten Datenschützer und Sicherheitsexperten deshalb von diesem E-Mail-Format ab.

Zum anderen kann eine im HTMLFormat verfasste E-Mail für Ärger auf dem PC des Empfängers sorgen, wenn er ein anderes E-Mail Programm nutzt als Outlook. Ihre Mail kann dort entweder völlig anders aussehen oder der Empfänger kann die E-Mail überhaupt nicht lesen. Daher können wir Ihnen auch dieses Format nicht empfehlen.

Praxis Tipp: Wenn schon HTML, dann wenigstens sicher
Wollen oder können Sie bei ihren E-Mails nicht auf das HTML-Format verzichten, sollten Sie zumindest alle möglichen Einstellungen zur Sicherheit vornehmen.
So geht¿s: Wählen Sie in der Menüleiste Extras/Optionen aus und öffnen Sie die Registerkarte Sicherheit. Weiter unten finden Sie Download von Bildern in HTML-Nachrichten – klicken Sie darunter auf die Schaltfläche Einstellungen für den automatischen Download ändern. Setzen Sie in die Kontrollkästchen vor allen vier möglichen Optionen ein Häkchen und bestätigen Sie ihre Auswahl mit OK.

Verwenden Sie das „Nur Text“-Format
Auf Nummer Sicher in Sachen E-Mail gehen Sie, wenn Sie das „Nur Text“-Format als Standardformat für Ihre Korrespondenz einrichten. So geht¿s: Öffnen Sie Outlook und klicken Sie auf Extras/Optionen. Wählen Sie hier die Registerkarte E-Mail-Format und ändern Sie die Standardeinstellungen für das Dateiformat ihrer E-Mail. Im Auwahlfeld neben Verfassen im Nachrichtenformat klicken Sie auf den Pfeil nach unten und wählen aus der Liste Nur-Text aus. Verlassen Sie das Fenster durch einen Klick auf die Schaltfläche OK.

Extra Tipp
Wenn Sie in Outlook neue Kontakte anlegen bzw. bereits angelegt haben, können Sie auch hier festlegen, in welchem Format die E-Mail zu diesem Kontakt verfasst wird. Klicken Sie dazu einen Kontakt mit der rechten Maustaste an und wählen Sie aus dem Menü Outlook-Eigenschaften aus. Im Listenfeld neben Internetformat sehen Sie die aktuelle Einstellung: In der Regel erscheint hier Outlook wählt das optimale Sendeformat. Ändern Sie das gegebenenfalls durch einen Klick auf den Pfeil nach unten und wählen Sie auch hier aus der Liste Nur-Text aus.

Erstellt von Deubner Redaktion