| Autor: Mainz-Kwasniok |
Bei "Qualitätsmanagement" muss man nicht gleich an eine teure Zertifizierung denken. Kanzleiintern kann es Abläufe schon wesentlich vereinfachen, wenn die gegenseitigen Erwartungen (Rechtsanwalt - Personal und umgekehrt) schriftlich fixiert werden. Ein so entstehendes individuelles "Handbuch" der Kanzlei erleichtert nicht nur neuen Mitarbeitern den raschen Einstieg. Es hilft auch dem Personal, bei Zweifelsfragen eine Klärung und Eindeutigkeit herbeizuführen, ohne dass der "Chef" involviert werden muss. Selbst wenn die Kanzlei nur aus Anwalt und einer Mitarbeiterin besteht, darf die Bedeutung einer solchen Verschriftlichung nicht unterschätzt werden. Für beide Seiten wird offensichtlicher und weniger willkürlich empfunden, was als sehr gute oder als unbefriedigende Mitarbeiterleistung gilt.
Nicht zuletzt hilft ein solches "Handbuch" dem Rechtsanwalt, einen etwaigen Wiedereinsetzungsantrag sauber zu begründen, weil er seine Anweisungen an das Personal dokumentieren kann.
Themen für ein solches Handbuch können sein:
Checkliste zur täglichen Vorbereitung des Arbeitsplatzes |
Datensicherungssysteme |
Ordnerstrukturen der Handakte und der E-Akte |
Eingangspost: Stempel und kanzleiinterne Behandlung, Fristberechnung, Fristeintragungen (Kompetenzen), besondere Behandlung von Faxen, E-Mails, EGVP, de-mail und beA |
Besondere Behandlung von Empfangsbekenntnissen |
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