Kategorien in Outlook erleichtern die Büroverwaltung

Mit Hilfe sogenannter Kategorien in Microsoft Outlook lassen sich die im Büroalltag anfallenden Aufgaben noch effizienter erledigen.

Eine Kategorie ist ein Schlüsselwort zum Verwalten von Elementen in Outlook (E-Mails, Termine, Kontakte, Aufgaben etc.). Indem Sie diese Elemente Kategorien zuordnen, können Sie sie auf einfache Weise suchen, sortieren, filtern oder zu Gruppen zusammenfassen.

Die Version 2007 von Outlook bietet durch die farbliche Gestaltung zudem eine verbesserte Übersichtlichkeit der einzelnen Kategorien.

Microsoft Outlook stellt eine Liste mit allgemeinen Kategorien bereit, die so genannte Hauptkategorienliste (Hauptkategorienliste: Die Liste von Kategorien, die Sie zum Gruppieren oder Suchen von Elementen verwenden können. Diese Liste enthält allgemeine Kategorien, wie z.B. "Geschäftlich", "Persönlich" und "Telefonanrufe". Sie können neue Kategorien zur Liste hinzufügen oder bestehende Kategorien aus der Liste löschen.). Sie können die Liste unverändert verwenden oder Ihre eigenen Kategorien hinzufügen.

Einrichten können Sie die Kategorien in Outlook 2003 unter dem Menüpunkt „Bearbeiten“ – „Kategorien“. Je nach Sinn und Zweck der zu erstellenden Kategorien kann eine Erstellung / Unterteilung nach Aktenbestand, Mandanten, Aufgaben oder Terminen erfolgen. Beispielsweise können also die Kategorien zur Rechtsmitteleinlegung bzw. zur –begründung oder auch für Notfristen etc. angelegt werden.

Wenn zukünftig also etwa Termine notiert oder Aufgaben erstellt werden, können diese gleich der passenden Kategorie zugewiesen werden. Anschließend lassen sich die Elemente jeweils nach Kategorien sortieren, so dass beispielsweise alle Berufungsbegründungsfristen angezeigt werden.

Quelle: RA Michael Rohrlich - PC-Tipp vom 26.08.2009