Akten oder einzelne Dokumente, die Sie im Namen Ihres Anwalts an Mitarbeiter weiterleiten, können Sie mit diesem System effektiv auf ihrem Weg begleiten.
So wissen Sie immer, wo sich welches Dokument befindet und Ihr Anwalt hat einen Überblick darüber, wann er sich wieder mit einem Thema beschäftigen will oder muss.
So setzen Sie Vordrucke im Office ein:
- Ein so genannter Vordruck wird zweimal ausgefüllt. Eine Ausgabe hängen Sie direkt vor das Dokument, eine bleibt bei Ihnen.
- Alle Vordrucke, die Sie auf diese Weise aus der Hand geben, legen Sie auf den „zurück-bis-Termin" in Ihre Wiedervorlage – egal ob auf Papier oder im PC. Bei der elektronischen Wiedervorlage nennen Sie Dokument und Empfänger, die Vordrucke sammeln Sie chronologisch nach Abgabetermin entweder als Papierversion in einem Ordner oder als Datei im PC.
- Benennen Sie in diesem Fall die einzelnen Dateien nach diesem Schema: Dokument/Empfänger/Zurück bis, Beispiel: Gebührenabrechnung/Marion Schmidt/30_01_06. Legen Sie sie anschließend in einem Ordner mit dem Namen „Dokumentenverbleib" ab. Wenn Sie wissen wollen, wo ein Dokument gerade ist, brauchen Sie in diesem Ordner nur danach zu suchen.
Quelle: Redaktion - Das große Handbuch für erfolgreiche Rechtsanwaltsfachangestellte vom 19.01.07