- Für jedes Zwangsverwaltungsverfahren sind eigene Akten anzulegen. Für Vorgänge, die sich nicht aus Schriftstücken ergeben, sind Aktenvermerke anzufertigen.
- Für jedes Zwangsverwaltungsverfahren ist ein Girokonto - Treuhandkonto - bei einem geeigneten Kreditinstitut einzurichten (§ 13 Abs. 2 ZwVwV). Über dieses Konto ist der mit der Zwangsverwaltung verbundene Zahlungsverkehr abzuwickeln. Für den persönlichen Geldverkehr des Zwangsverwalters darf das Konto nicht benutzt werden.
- Die Buchführung der Zwangsverwaltung ist eine um die Solleinnahmen ergänzte Einnahmenüberschussrechnung (§ 14 Abs. 1 ZwVwV). Die Soll- und Ist-Einnahmen sind nach Mieten und Pachten der einzelnen Verwaltungseinheiten und nach anderen Einnahmen aufzuschlüsseln (§ 15 Abs. 1 ZwVwV). Die Ausgaben sind innerhalb der einzelnen Verwaltungseinheiten nach den in § 15 Abs. 3 ZwVwV genannten Aufwendungsarten zu untergliedern.
- Alle Kontoauszüge nebst den dazugehörenden Belegen sind nach der zeitlichen Reihenfolge gesondert aufzubewahren.
- Alle Einnahmen und Ausgaben sind schriftlich zu belegen. Auf den Belegen ist die laufende Nummer der Eintragung im Konto- und Kassenbuch zu vermerken.
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