Der Notar ist verpflichtet, sein Amt persönlich auszuüben. Er kann keine andere Person - auch nicht einen Notarassessor - mit der Ausübung beauftragen. Er darf zwar Mitarbeiter (u.a. Auszubildende, Notarfachangestellte, Notarfachassistenten, Notarfachreferenten, Bürovorsteher und - zum Teil mit Einschränkung - auch Volljuristen) beschäftigen, diesen aber nicht notarielle Kerntätigkeiten, sondern ausschließlich vorbereitende, begleitende oder ausführende (Hilfs-)Tätigkeiten übertragen.
Aufgrund dieser Amtspflicht zur persönlichen Amtsführung muss im Fall seiner Verhinderung durch Urlaub, Krankheit etc. durch die Justizverwaltung ein Notarvertreter bestellt werden.
Der Notarvertreter wird auf Antrag durch schriftliche Verfügung des Landgerichtspräsidenten (als Aufsichtsbehörde) bestellt. Voraussetzung für jede Tätigkeit als Notarvertreter ist eine vorherige Vereidigung durch den Landgerichtspräsidenten bzw. der Hinweis auf einen bereits zuvor geleisteten Amtseid. Übernimmt ein Notarvertreter die Amtsgeschäfte des Notars, so beginnen seine Amtsbefugnisse erst mit der Übernahme des Amtes und nur dann, wenn zuvor die Vertreterbestellung als Verwaltungsakt des Landgerichtspräsidenten durch Bekanntgabe an den Notarvertreter wirksam geworden ist.
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