Eine geordnete, systematische Aktenführung ist für den Notar unerlässlich, um die ihm zugedachten Aufgaben wahrnehmen zu können.
Die Unterlagen im Notariat lassen sich unterteilen in Bücher, Verzeichnisse, Akten und Übersichten des Notars.
Notare führen die folgenden Bücher und Verzeichnisse (§ 5 Abs. 1 Satz 1 DONot):
die Urkundenrolle, |
das Verwahrungsbuch, |
das Massenbuch, |
das Erbvertragsverzeichnis, |
die Anderkontenliste, |
die Namensverzeichnisse zur Urkundenrolle und zum Massenbuch, |
Dokumentationen zur Einhaltung von Mitwirkungsverboten, |
im Bereich der Notarkasse in München und der Ländernotarkasse in Leipzig das Kostenregister. |
Notare führen folgende Akten (§ 5 Abs. 1 Satz 2 DONot):
die Urkundensammlung, |
Sammelbände für Wechsel- und Scheckproteste, |
die Nebenakten, |
die Generalakten. |
Daneben haben Notare jährlich Übersichten über ihre Urkunds- und Verwahrungsgeschäfte zu erstellen (§ 5 Abs. 2 DONot).
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