E-Rechnung für Anwälte: Was ab 1.1.2027 in der Kanzlei gilt

Ratgeber · Stand: November 2026 · inklusive BMF-Schreiben vom 15.10.2026

Ab dem 1. Januar 2027 müssen Kanzleien, deren Gesamtumsatz 2026 über 800.000 € lag, Rechnungen an Unternehmer-Mandanten im Inland grundsätzlich als E-Rechnung ausstellen. Ab dem 1. Januar 2028 gilt das für alle Kanzleien. Rechnungen an Privatmandanten sind nicht betroffen. Für Anwälte kommt eine Besonderheit hinzu: Die E-Rechnung muss zugleich die Anforderungen an die Berechnung nach § 10 RVG erfüllen.

Die Stichtage im Überblick

• Seit 17. Juli 2024 Textform für die RVG-Berechnung Die Berechnung nach § 10 RVG bedarf nur noch der Textform. Eine eigenhändige Unterschrift ist nicht mehr nötig.
• Seit 1. Januar 2025 Empfangspflicht für alle Kanzleien Jede Kanzlei muss E-Rechnungen empfangen, verarbeiten und archivieren können, unabhängig von Umsatz und Mandantenstruktur.
• Bis 31. Dezember 2026 Sonstige Rechnungen noch für alle zulässig Für Leistungen aus 2025 und 2026 sind Papier- oder PDF-Rechnungen noch erlaubt, PDF nur mit Zustimmung des Mandanten. Bis zu diesem Datum ausgestellte E-Rechnungen müssen die neuen Vorgaben des BMF-Schreibens von 2026 noch nicht erfüllen.
• Ab 1. Januar 2027 Ausstellungspflicht für Kanzleien über 800.000 € Maßgeblich ist der Gesamtumsatz 2026. Kanzleien darunter dürfen für Leistungen aus 2027 noch sonstige Rechnungen verwenden.
• Ab 1. Januar 2028 Ausstellungspflicht für alle Kanzleien Ausgenommen bleiben unter anderem Kleinunternehmer und Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto.
• Bis 30. Juni 2030 Erleichterungen bei Schlussrechnungen Bereits gezahlte Vorschüsse dürfen vereinfacht abgesetzt werden.

Ab wann gilt die E-Rechnungspflicht für Anwälte?

Das hängt vom Gesamtumsatz der Kanzlei im Jahr 2026 ab. Lag er über 800.000 €, müssen Sie ab dem 1. Januar 2027 E-Rechnungen ausstellen. Lag er darunter, gilt die Pflicht ab dem 1. Januar 2028.

Maßgeblich ist der Gesamtumsatz nach § 19 Abs. 2 UStG. Er umfasst alle Umsätze der Kanzlei, also auch die mit Privatmandanten. Eine Kanzlei mit überwiegend privater Mandantschaft kann deshalb schon 2027 betroffen sein, wenn sie insgesamt über der Grenze liegt. Der steuerliche Gesamtumsatz kann von den Zahlen in BWA oder Jahresabschluss abweichen. Wer in der Nähe der Grenze liegt, sollte ihn mit dem Steuerberater ermitteln.

Für Kanzleien unter der Grenze gilt 2027 noch eine Übergangsregel: Papierrechnungen bleiben zulässig, andere elektronische Formate wie PDF nur mit Zustimmung des Mandanten (§ 27 Abs. 38 UStG).

Für welche Rechnungen gilt die Pflicht?

Eine E-Rechnung ist nur nötig, wenn der Mandant Unternehmer ist, im Inland ansässig ist und die Leistung für sein Unternehmen bezieht (§ 14 UStG). Entscheidend ist also der Status des Rechnungsempfängers.

Rechnungsempfänger	E-Rechnung nötig?	Hinweis
Unternehmer-Mandant im Inland, Leistung für sein Unternehmen	Ja	Zum Beispiel GmbH, Handwerksbetrieb, Freiberufler
Privatmandant (Verbraucher)	Nein	Auch nicht, wenn eine Rechtsschutzversicherung zahlt
Unternehmer, Leistung für private Zwecke	Nein	Zum Beispiel Scheidung oder Erbstreit eines Unternehmers
Mandant ohne Sitz im Inland	Nein	Die Pflicht betrifft nur inländische Umsätze
Öffentlicher Auftraggeber	Je nach Fall	Umsatzsteuerlich nur bei unternehmerischem Handeln; daneben gelten eigene Vorschriften wie die E-Rechnungsverordnung des Bundes
Kleinbetragsrechnung bis 250 € brutto	Nein	Eine E-Rechnung ist trotzdem erlaubt

Wer erhält die Rechnung im Rechtsschutzfall?

Rechnungsempfänger ist im Regelfall der Mandant als Auftraggeber, nicht die Rechtsschutzversicherung. Die Berechnung nach § 10 RVG richtet sich an den Mandanten. Ob eine E-Rechnung nötig ist, hängt daher allein vom Status des Mandanten ab.

Erfassen Sie den Status deshalb schon bei der Mandatsannahme in den Stammdaten: Unternehmer oder Privatperson, vollständige Bezeichnung, Rechnungsanschrift und gewünschter Übermittlungsweg. Konnten Sie bei ordentlicher Sorgfalt nicht erkennen, dass die Leistung für ein Unternehmen erbracht wurde, beanstandet die Finanzverwaltung einen Verstoß gegen die E-Rechnungspflicht nicht.

E-Rechnung und § 10 RVG: Was in den strukturierten Datensatz gehört

Die E-Rechnung muss für Unternehmer-Mandanten zwei Anforderungen zugleich erfüllen: die umsatzsteuerlichen Vorgaben und die Vorgaben an die Berechnung nach § 10 RVG. Die Textform des § 10 Abs. 1 RVG allein genügt bei Unternehmer-Mandanten nicht. Das Umsatzsteuerrecht verlangt zusätzlich das strukturierte Format. Eine Ausnahme für Anwälte gibt es nicht.

Seit dem BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2026 ist klarer geregelt, was in den strukturierten Teil gehört: Leistungsart, Leistungsumfang und Leistungsgehalt müssen dort so eindeutig stehen, dass sich daraus der Steuersatz und die Berechtigung zum Vorsteuerabzug prüfen lassen. Steht die Leistungsbeschreibung nur in einer angehängten PDF-Datei, reicht das nicht aus.

Für die Kanzlei heißt das: Die Software sollte die Angaben nach § 10 Abs. 2 RVG in den strukturierten Datensatz übernehmen. Dazu gehören die einzelnen Gebühren und Auslagen, die Gebührentatbestände, die Nummern des Vergütungsverzeichnisses, bei Wertgebühren der Gegenstandswert sowie erhaltene Vorschüsse.

Wie rechne ich Zeithonorare per E-Rechnung ab?

Bei Abrechnung nach Zeitaufwand gehört die Leistungsbeschreibung ebenfalls in den strukturierten Teil. Aufgeschlüsselte Stundennachweise, die darüber hinausgehen, dürfen als Anhang mitgeschickt werden, zum Beispiel als PDF-Datei. Der Anhang muss in die E-Rechnung eingebettet sein. Eine separate Datei in derselben E-Mail genügt nicht.

XRechnung oder ZUGFeRD: Welches Format eignet sich für Kanzleien?

Zulässig sind Formate, die der europäischen Norm EN 16931 entsprechen. In der Praxis sind das vor allem die XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1, nicht jedoch in den Profilen MINIMUM und BASIC-WL. Eine einfache PDF-Datei ist keine E-Rechnung.

Für den Versand gibt es keine Vorgaben, eine E-Mail genügt. Bewahren Sie einen Nachweis über den Versand auf, etwa ein Sendeprotokoll.

Vorschuss, Schlussrechnung und Berichtigung

Vorschussrechnungen, die vor Beginn Ihrer eigenen E-Rechnungspflicht erteilt wurden, müssen nicht als E-Rechnung übermittelt werden, auch wenn Leistung und Zahlung später erfolgen. Für die Absetzung gezahlter Vorschüsse in der Schlussrechnung gelten bis zum 30.6.2030 vereinfachte Lösungen: als Summe im strukturierten Teil, mit Details im Freitextfeld oder in einem eingebetteten Anhang, auf den hingewiesen wird.

Muss eine Rechnung als E-Rechnung ausgestellt werden, gilt das auch für ihre Berichtigung. Aus ursprünglicher Rechnung und Berichtigung zusammen müssen sich die maßgeblichen Angaben eindeutig ergeben.

Verschwiegenheit: E-Rechnungsportale und § 43e BRAO

Erstellt, versendet oder archiviert ein externer Dienstleister E-Rechnungen für die Kanzlei, etwa ein Rechnungsportal oder ein Cloud-Dienst, erhält er Zugang zu Mandatsinformationen. Dann gilt § 43e BRAO: Sie müssen den Dienstleister sorgfältig auswählen und mit ihm einen Vertrag in Textform schließen, der ihn unter Belehrung über die strafrechtlichen Folgen zur Verschwiegenheit verpflichtet.

Was passiert, wenn die E-Rechnung fehlt?

Ein Bußgeld droht nicht. Laut BMF ist es keine Ordnungswidrigkeit, statt der vorgeschriebenen E-Rechnung eine sonstige Rechnung auszustellen. Das Risiko liegt beim Mandanten: Für seinen Vorsteuerabzug braucht er eine ordnungsgemäße E-Rechnung. Fehlt sie, kann er sich unter Umständen auf ein Zurückbehaltungsrecht nach § 273 BGB berufen. Ob das auch gilt, wenn nur das Format fehlt, und in welcher Höhe, ist nicht abschließend geklärt.

Auch technische Fehler haben nicht immer dieselbe Folge. Verstößt eine Datei nur gegen eine Geschäftsregel, liegt aber kein Formatfehler vor, bleibt sie umsatzsteuerlich eine E-Rechnung. Eine Validierung ein- und ausgehender Rechnungen bleibt trotzdem empfehlenswert.

Was die Kanzleisoftware können muss

E-Rechnungen müssen acht Jahre aufbewahrt werden. Die Frist beginnt mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde (§ 14b Abs. 1 UStG). Bei ZUGFeRD ist mindestens der strukturierte Teil aufzubewahren.

Häufige Fragen zur E-Rechnung für Anwälte

Muss meine Kanzlei schon 2027 E-Rechnungen ausstellen?

Ja, wenn der Gesamtumsatz der Kanzlei im Jahr 2026 über 800.000 € lag. Sonst gilt die Pflicht ab dem 1. Januar 2028.

Zählen Umsätze mit Privatmandanten zur 800.000-€-Grenze?

Ja. Maßgeblich ist der Gesamtumsatz nach § 19 Abs. 2 UStG, also alle Umsätze der Kanzlei.

Brauchen Privatmandanten eine E-Rechnung?

Nein. Die Pflicht gilt nur für Rechnungen an Unternehmer im Inland, die die Leistung für ihr Unternehmen beziehen.

Muss die E-Rechnung die Angaben nach § 10 RVG enthalten?

Ja. Gebühren, Auslagen, Gebührentatbestände, Nummern des Vergütungsverzeichnisses und bei Wertgebühren der Gegenstandswert sollten im strukturierten Datensatz stehen. Ein bloßer Gesamtbetrag genügt nicht.

Wer ist im Rechtsschutzfall Rechnungsempfänger?

Im Regelfall der Mandant als Auftraggeber, nicht die Rechtsschutzversicherung. Ob eine E-Rechnung nötig ist, hängt deshalb vom Status des Mandanten ab.

Reicht eine PDF-Rechnung per E-Mail?

Nicht, wenn eine E-Rechnungspflicht besteht. Eine einfache PDF-Datei ist keine E-Rechnung. Als Versandweg genügt die E-Mail aber.

Drohen Bußgelder, wenn ich keine E-Rechnung ausstelle?

Nein. Laut BMF-Schreiben vom 15.10.2026 ist das keine Ordnungswidrigkeit. Der Unternehmer-Mandant kann ohne E-Rechnung aber Probleme beim Vorsteuerabzug bekommen.

Wie lange muss ich E-Rechnungen aufbewahren?

Acht Jahre ab Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde, und zwar im Originalformat.

Weiterführende Beiträge und Downloads

• RVG Reform: Alle Beiträge zur Anwaltsvergütung
• Aktuelle RVG-Tabellen kostenlos herunterladen
• RVG-Rechner zum Herunterladen
• BMF-Schreiben vom 15.10.2026 zur E-Rechnung (PDF)

Rechtsgrundlagen: §§ 14, 14b, 19 Abs. 2, 27 Abs. 38 UStG; § 10 RVG in der Fassung ab 17.7.2024; § 43e BRAO; § 273 BGB; BMF-Schreiben vom 15.10.2024, 15.10.2025 und 15.10.2026 (III C 5 – S 7287-a/00019/021/017).

Hinweis: Dieser Beitrag dient der Orientierung und ersetzt nicht die Prüfung des Einzelfalls.