Das besondere elektronische Anwaltspostfach

Teil 2: interne Voraussetzungen und Kanzleialltag (inkl. Checkliste)

Um ganz praktische Fragen geht es im zweiten Teil unserer Artikelserie zum besonderen elektronischen Anwaltspostfach. Hier möchten wir Ihnen wichtige Informationen liefern, wie Sie das beA in Ihren laufenden Kanzleialltag integrieren können.

Das beA und Ihre Kanzlei: So bereiten Sie sich vor

Um das besondere elektronische Anwaltspostfach effektiv in Ihrer Kanzlei nutzen zu können, sind einige Vorkehrungsmaßnahmen zu treffen – insbesondere zur technischen Ausstattung und zur organisatorischen Planung.

Die technische Ausstattung

Die Grundvoraussetzung ist ein Computer mit einer leistungsfähigen Internetverbindung.  Zur Konfiguration des PCs empfiehlt die BRAK:

  • Betriebssystem: jedes gängige Betriebssystem wird unterstützt (Windows, Mac OS, Linux),

  • Prozessor: die BRAK empfiehlt gängige AMD- oder Intel-Prozessoren,

  • Arbeitsspeicher: 500 MB RAM sind ausreichend,

  • Drucker und Scanner: ferner benötigen Sie einen Drucker und einen Scanner, um Dokumente einzuscannen oder ausdrucken,

  • Kartenlesegerät: zur Erstregistrierung und weiteren Anmeldung am beA benötigen Sie ein Kartenlesegerät. Näheres zum Kartenlesegerät (und zu weiteren Kostenpunkten des beA) finden Sie  im 1. Teil dieser Artikelreihe,

  • Internet: ausreichend ist eine minimale Übertragungsgeschwindigkeit von 2 Mbit pro Sekunde – empfohlen werden jedoch 6 Mbit pro Sekunde.

Zugriff auf das beA

Haben Sie Ihr besonderes elektronisches Anwaltspostfach einmal eingerichtet, bieten sich Ihnen zwei Möglichkeiten für den täglichen Zugriff: Entweder durch eine Browserlösung über einen gängigen Internetbrowser wie beispielsweise Internetexplorer, Safari oder Chrome. Der Zugriff erfolgt dann wie bei einem Webmail-Konto (z.B. G-Mail oder GMX).

Oder Sie nutzen eine Schnittstelle in Ihrer Kanzleisoftware. Diese wird von Ihrem Kanzleisoftware-Anbieter zur Verfügung gestellt, sobald das beA einsatzbereit ist (nähere Informationen dazu erhalten Sie über Ihren Anbieter).

 

FAQ: Das besondere elektronische Anwaltspostfach

Report: Das besondere elektronische Anwaltspostfach
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Das beA in Ihrer Kanzlei: Wer darf es nutzen?

Der Gesetzgeber hat bereits bei der Konzeption des besonderen elektronischen Anwaltspostfachs auf kanzleiinterne Abläufe Rücksicht genommen.

Mithilfe einer oder mehrerer beA-Karten Mitarbeiter oder beA-Softwarezertifikaten können auch Ihre Mitarbeiter auf das Postfach zugreifen und Nachrichten empfangen, lesen und schreiben – je nach Berechtigungseinstellungen, die Sie im beA vergeben können.

An dieser Stelle möchte ich Ihnen deshalb empfehlen, sich gemeinsam mit Ihren Kanzleimitarbeitern zusammen Gedanken zu machen, wer in welchem Umfang Zugriff auf das besondere elektronische Anwaltspostfach haben soll. Dazu gilt es insbesondere, diese Fragen zu klären:

  • Wer soll Zugriff haben? Und in welchem Umfang?

  • An wie vielen Plätzen soll der Zugriff möglich sein?

  • Wie viele beA-Karten Mitarbeiter brauchen ich?

  • Alternativ: Wie viele Software-Zertifikate brauche ich?

  • Ist ein Kartenelsegerät ausreichen oder benötigt meine Kanzlei mehrere?
  • Wie sieht die Zugriffsberechtigung aus?

  • Was geschieht bei Urlaub oder Krankheit? Wer übernimmt die Vertretung (für wen)?

beA: Checkliste zur Vorbereitung

Folgende Checkliste wird Ihnen helfen, sich und Ihre Kanzleimitarbeiter auf das besondere elektronische Anwaltspostfach vorzubereiten:

  1. Erfüllt meine Kanzlei die technischen Voraussetzungen zur Nutzung des beA?

  2. Ist meine Internetverbindung leistungsstark genug?

  3. Ist meine (Kanzlei-)Software auf dem neuesten Stand?

  4. Wie möchte ich auf das beA zugreifen (Karte, Zertifikat)?

  5. Wie sollen meine Mitarbeiter auf das beA zugreifen (Karte, Zertifikat)?

  6. Wie viele und welche Mitarbeiter sollen zugreifen?

  7. Welche Zugriffsrechte brauchen sie?

  8. Was passiert in Krankheits- und Urlaubsfällen? Wer übernimmt die Vertretung?

  9. Müssen ich und meine Mitarbeiter Schulungen besuchen, um eine fehlerfreie Nutzung des beA sicherzustellen?

Lesen Sie jetzt weiter:

Das besondere elektronische Anwaltspostfach, Teil 1: Starttermin, Anmeldung und beA-Karte

(aktuell) Das besondere elektronische Anwaltspostfach, Teil 2: interne Voraussetzungen und Kanzleialltag (inkl. Checkliste)

Das besondere elektronische Anwaltspostfach, Teil 3: Die Nutzungspflicht



„Report: Das besondere elektronische Anwaltspostfach“

Kanzleialltag, Nutzungspflicht, Erstregistrierung:

In diesem Dokument finden Sie alle wichtigen Antworten zum besonderen elektronischen Anwaltspostfach kurz und prägnant auf den Punkt gebracht!

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Artikelserie: Das besondere elektronische Anwaltspostfach

» Teil 1: Starttermin, Anmeldung und beA-Karte

» Teil 2: interne Voraussetzungen und Kanzleialltag (inkl. Checkliste)

» Teil 3: Die Nutzungspflicht