EU-DSGVO: Die Datenschutzgrundverordnung in der Anwaltskanzlei

Seit dem 25.5.2018 gilt die EU-DSGVO (Europäische Datenschutzgrundverordnung 2016/679). Das neue europaweit einheitliche Datenschutzrecht bringt auch für die rechtsberatenden Kanzleien eine ganze Reihe von Änderungen mit sich.

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Ziel der Datenschutzgrundverordnung ist die Schaffung eines weitgehend einheitlichen Datenschutzrechts innerhalb der EU. Es stärkt vor allem die Rechte und Kontrollmöglichkeiten der Betroffenen, deren personenbezogene Daten verarbeitet werden. Auf nationaler Ebene lassen die EU-weiten Vorgaben nur wenig Gestaltungsspielraum.

Wesentliche Elemente des bisherigen BDSG (Bundesdatenschutzgesetzes), wie beispielsweise die Grundsätze der Datenverarbeitung, stellen auch den Kern der DSGVO dar. Die Datenschutzgrundverordnung muss vor allem im Zusammenspiel mit dem novellierten BDSG angewendet werden.

DSGVO für Rechtsanwälte: Was ist jetzt zu tun?

Als Berufsgeheimnisträger sind gerade Rechtsanwälte besonders gefordert, auf die Einhaltung von datenschutz- und persönlichkeitsrechtlichen Vorgaben zu achten.

Die einzelnen Themen im Datenschutzmanagement reichen vom datenschutzkonformen Internetauftritt über die Kontrolle der Dienstleister, die Beschreibung und Bewertung sämtlicher datenschutzrelevanter Prozesse in der Anwaltskanzlei bis hin zur Sensibilisierung der Mitarbeiter.

Panik sollte jedoch noch nicht aufkommen: Wir unterstützen Sie auf dieser Themenseite mit aktuellen Fachbeiträgen und kostenlosen Downloads dabei, Ihre eigene Kanzlei in allen Bereichen nach den Grundsätzen der DSGVO aufzustellen. Hinter den Inhalten dieser Seite stehen die anerkannten Datenschutzexperten Christian Sitter und Christian Solmecke, die das Thema Datenschutz auch nach Umsetzung der DSGVO für Sie im Blick behalten.

So sind 2018 und 2019 zum Beispiel die ersten Entscheidungen rund um die DSGVO ergangen – welche Schlüsse aus der Rechtsprechung zu ziehen sind, zeigen wir Ihnen in unserem aktuellen Spezialreport „DSGVO-Abmahnung? So wehren Sie sich“.

Darüber hinaus bieten wir Ihnen hier folgenden Spezialreport an, der alle relevanten Neuerungen der DSGVO auf den Punkt zusammenfasst und zahlreiche Praxistipps beinhaltet:

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EU-DSGVO-konforme Umsetzung – diese Neuerungen stehen an

Der Hauptzweck der Datenschutzgrundverordnung besteht im Schutz der Grundrechte und Grundfreiheiten natürlicher Personen (Stichwort: „Informationelle Selbstbestimmung“ und vor allem deren Recht auf Schutz personenbezogener Daten (Art. 1 Abs. 2 DSGVO).

Die technologische Entwicklung der automatisierten Datenverarbeitung führte in den vergangenen Jahren zu einer steigenden Gefährdung des Datenmissbrauchs, da immer mehr Daten nahezu unbegrenzt gespeichert, verknüpft und ausgewertet werden konnten. Eine Folge dieser Entwicklung ist die Beeinträchtigung des Einzelnen in seinen Persönlichkeits- und Freiheitsrechten.

Themenblock 1: Alles rund um persönliche Daten

Gerade in Kanzleien werden eine Vielzahl personenbezogener Mandantendaten gespeichert, verknüpft und ausgewertet, weshalb die Regelungen des neuen Datenschutzrechts hier eine herausragende Bedeutung zukommt.

Personenbezogene Daten im Kanzleialltag

Betroffen sind daneben aber auch die Mitarbeiter, Dienstleister und sonstige Dritte. Es gilt, das Grundrecht auf informationelle Selbstbestimmung sicherzustellen und die Daten der Betroffenen.

Erfahren Sie hier, bei welchen Daten nach der Datenschutzgrundverordnung 2018 künftig Vorsicht geboten ist. Klicken Sie dafür hier!

Zulässigkeit der Datenverarbeitung

Der Kanzleiinhaber trägt als verantwortliche Stelle die Verantwortung für die Verarbeitung personenbezogener Daten, sei es mittels IT oder in strukturierten Datensammlungen wie z.B. Mandanten- oder Personalakten. Die Zulässigkeit der Verarbeitung ist nicht auf Dateien beschränkt; vielmehr unterliegt jede personenbezogene Information dem Datenschutz.

Die Beachtung der Grundsätze der Datenverarbeitung und das Datenschutzmanagement müssen vom Kanzleiinhaber nachgewiesen werden. Klicken Sie hier und erfahren Sie mehr dazu!

Auftragsverarbeitung im Kanzleialltag

Auftragsverarbeitung liegt vor, wenn eine natürliche oder juristische Person (z.B. GmbH, KG, AG), Behörde, Einrichtung oder andere Stelle personenbezogene Daten im Auftrag eines Verantwortlichen verarbeitet.

Entschließt sich eine Kanzlei zum Outsourcing einzelner Tätigkeiten müssen dabei verschiedene rechtliche, technische und organisatorische Voraussetzungen erfüllt werden. Um was es sich dabei genau handelt, erfahren Sie hier!

Themenblock 2: Maßnahmen zur Datensicherheit in der Kanzlei

Als zentrales Prinzip des Datenschutzes enthält die DSGVO die Gewährleistung von Datensicherheit .

Sie fordert für die Systeme und Dienste, die im Zusammenhang mit der Datenverarbeitung stehen, Vertraulichkeit, lntegrität und Verfügbarkeit. Diese Eckpfeiler der Datensicherheit können auf verschiedene Weise in der Kanzlei umgesetzt werden.

Allgemeine organisatorische Anforderungen

Je komplexer die Datenverarbeitungssysteme werden, desto wichtiger ist es, frühzeitig Datenschutzrisiken zu erkennen, technische und organisatorische Maßnahmen vorzusehen, die eine für den Betroffenen einfache und effiziente Möglichkeit zum Selbstschutz bieten, und Anreize zu schaffen, Datenschutz möglichst frühzeitig in technische Systeme zu integrieren.

Welche Maßnahmen Sie bereits auf einer organisatorischen Ebene treffen können, um den Datenschutz sicherzustellen, erfahren Sie hier!

Verschlüsselung zur Sicherung der Datenverarbeitung

Als geeignete Maßnahme zur Sicherheit der Datenverarbeitung führt Art. 32 Abs. 1a DSGVO die Verschlüsselung auf.

Erfahren Sie hier, welche Verschlüsselungsverfahren in der Praxis meist problemlos umsetzbar sind!

Das Verzeichnis über Datenverarbeitungstätigkeiten

Grundsätzlich müssen auch Kanzleien ein Verzeichnis über alle Datenverarbeitungstätigkeiten führen, die in ihrem Betrieb durchgeführt werden (z.B. Programme zur Mandats-, Personal- und Dienstleisterverwaltung). Es muss demnach dokumentiert werden, in welchem Zusammenhang mit personenbezogenen Daten gearbeitet wird.

Hier zeigen wir Ihnen konkret, wie ein solches Verzeichnis zu erstellen und mit welchen Inhalten es zu füllen ist. Klicken Sie hier und erfahren Sie mehr!

Themenblock 3: Der Datenschutzbeauftragte in der Kanzlei

Der Datenschutzbeauftragte ist dem Kanzleiinhaber unmittelbar zu unterstellen und in der Ausübung seiner Fachkunde weisungsfrei. In Bezug auf die Aufgaben in der Kanzlei vermeidet die Datenschutzgrundverordnung einen umfassenden Aufgabenkatalog. Vielmehr legt sie lediglich einige Hauptaufgaben fest.

Welche Aufgaben und Pflichten hat der Datenschutzbeauftragte?

Der Datenschutzbeauftragte ist dem Kanzleiinhaber unmittelbar zu unterstellen und in der Ausübung seiner Fachkunde weisungsfrei. In Bezug auf die Aufgaben in der Kanzlei vermeidet die DSGVO einen umfassenden Aufgabenkatalog. Vielmehr legt sie lediglich einige Hauptaufgaben fest.

Welche Pflichten und Aufgaben sich für einen Datenschutzbeauftragten konkret aus der neuen Datenschutzgrundverordnung 2018 ergeben, erfahren Sie hier!

Themenblock 4: Sanktionen und Haftung bei Verstoß gegen die DSGVO 2018

Verstöße gegen den Datenschutz können ernsthafte rechtliche Folgen nach sich ziehen. Die DSGVO hat die bisher geltenden Regelungen deutlich verschärft, was sowohl im Hinblick auf denkbare Geldbußen als auch im Hinblick auf Schadensersatz einschließlich Schmerzensgeld gilt.

Sanktionen und Haftung bei Verstoß gegen die DSGVO 2018

Die neue Datenschutzgrundverordnung enthält Bestimmungen für Geldbußen (Art. 83 DSGVO) und Bestimmungen für das Recht auf Schadensersatz (Art. 82 DSGVO). Sie werden ergänzt durch Regelungen des BDSG-neu (§ 42 BDSG-neu/Strafvorschriften und § 43 BDSG-neu/Bußgeldvorschriften).

Welche Konsequenzen bei einem Verstoß gegen die neue DSGVO 2018 konkret für Ihre Kanzlei drohen, erfahren Sie in diesem Beitrag. Klicken Sie dazu hier!