Geschäftskorrespondenz mit Pfiff

Ertappen Sie sich auch manchmal dabei, dass Sie immer und immer wieder die gleichen langweiligen Floskeln bei Ihrer Geschäftskorrespondenz verwenden?

Wie Sie mit kleinen Veränderungen Ihren Briefen Pfiff geben, erfahren Sie in diesem Beitrag.

VERMEIDEN SIE WÖRTER MIT DER ENDUNG „UNG“
Sätze mit Hauptwörtern wirken meist zu lang, verschachtelt und unverständlich. Ersetzen Sie Substantive durch entsprechende Verbenund überzeugen Sie sich, welche Formulierung schöner klingt:

Schreiben Sie nicht
„Die Begrüßung erfolgt um 10 Uhr durch den Leiter der Klinik, Dr. Fritz Oberwichtig.“
„Zwecks Terminierung bitten wir Sie um telefonische Kontaktaufnahme.“

sondern besser
„Um 10 Uhr wird Sie der Leiter der Klinik, Dr. Fritz Oberwichtig, begrüßen.“
„Bitte rufen Sie uns an, damit wir einen Termin vereinbaren
können.“

SCHREIBEN SIE IM AKTIV UND NICHT IM PASSIV
Es frischt Ihre Korrespondenz auf, wenn Sie das Hilfsverb „werden“ (außer in der Zukunftsform) vermeiden.

Schreiben Sie nicht
„Ihre Reklamation wurde an den zuständigen Mitarbeiter, Klaus Wichtig, weitergeleitet.“

sondern besser
„Ich habe Ihre Reklamation an den zuständigen Mitarbeiter, Klaus Wichtig, weitergeleitet.“

TYPISCHE FLOSKELN
Es gibt typische Floskeln, die Sie auch heute noch in vielen Briefen finden:

Schreiben Sie nicht
„In der Anlage erhalten Sie die gewünschten Unterlagen mit der Bitte um Kenntnisnahme.“
„Wie soeben telefonisch besprochen, überreichen/senden wir Ihnen in der Anlage die gewünschten Unterlagen.“

sondern besser
„Hier kommen die gewünschten Unterlagen. Bitte nehmen Sie sich Zeit, sie in Ruhe durchzuschauen.“
„Gleich nach unserem Telefonat habe ich einiges an Informationsmaterial für Sie zusammengestellt.“

Die Formulierung „in der Anlage“ sollten Sie aus Ihrer Korrespondenz verbannen, denn „in der Anlage“ führt man den Hund Gassi.

Schreiben Sie nicht
„Beiliegend schicke ich…“
„Beiliegend erhalten Sie…“
(Diese Formulierung klingt, als läge der Empfänger bzw. Absender dem Schreiben bei!)

sondern besser
„Wie gewünscht, schicke ich Ihnen…“
„Hier kommen…“

Schreiben Sie nicht
„Sehr verehrter Herr Müller.“
„Hiermit erlaube ich mir, Ihnen folgendes Angebot zu unterbreiten:“

sondern besser
„Guten Tag, Herr Müller“
„Lieber Herr Müller“
„Sehr geehrter Herr Müller“
„Ihr Interesse an meinen Leistungen freut mich. Gern mache ich Ihnen ein Angebot."

FREMDWÖRTER
Kommunizieren Sie empfängerorientiert. Es hilft Ihnen nicht, wenn der Empfänger Ihrer Mail oder Ihres Briefes, Fremdwörter oder Fachchinesisch nicht versteht und im Lexikon nachschlagen muss. Sofern Ihr Chef einen Brief formuliert hat, versetzen Sie sich in die Rolle des Empfängers. Verstehen Sie den Inhalt? Manchmal muss der Brief für den „Normalo“ etwas umformuliert werden.

Elke Wolf, Geschäftsführerin, Profile – Agentur für Stil und Umgangsformen, Nidd