Wie informieren Sie Ihre Mandanten über rechtliche Neuerungen? Der einfachste und effektivste Weg ist sicher das Mandantenrundschreiben, d.h. die schriftliche Mandanteninformation.
Ganz egal, ob Sie Ihre Mandanteninformation selbst verfassen oder auf ein fertiges Mandanten-Rundschreiben zurückgreifen: Stellen Sie sich immer die Frage, ob Ihr Mandantenbrief auch das leistet, was er leisten soll.
Sind die Beiträge lesefreundlich geschrieben und für Laien verständlich? Lenkt das Rundschreiben die Aufmerksamkeit der Leser auf die Themen, die aus Ihrer Sicht wichtig sind? Ein journalistisch aufbereiteter Mandantenbrief mit aussagekräftigen Überschriften, Praxisbeispielen, übersichtlichen Tabellen und Grafiken wird positiv wahrgenommen. Nur damit können Sie sichergehen, dass Ihre Mandanten Ihre Informationsschreiben auch wirklich lesen.
Was muss eine gute Mandanteninformation leisten?
Machen Sie sich journalistisches Grundwissen zu Nutze und berücksichtigen Sie zumindest folgende drei Punkte:
1. „Sie“-Botschaften
Sprechen Sie den Leser direkt an und beziehen Sie ihn direkt ein. Statt „Man kann“ oder „Es gibt verschiedene Möglichkeiten“ besser „Sie können“ oder „Sie haben verschiedene Möglichkeiten“.
2. Die Überschriften
Um die Aufmerksamkeit für einen Text zu gewinnen, haben Sie nur den Bruchteil einer Sekunde Zeit. Beobachten Sie einmal Ihr eigenes Leseverhalten. Was ermuntert Sie zum Weiterlesen? Wann fühlen Sie sich angesprochen?
In einem Mandanten-Rundschreiben oder Mandantenbrief muss der Mandant sofort erfassen können, warum dieses Thema für ihn wichtig ist. Es lohnt sich also, über eine prägnante und ansprechende Überschrift nachzudenken.
Beantworten Sie dem Leser bereits zu Beginn die Frage „Was bedeutet das für mich?“.
Statt „Änderungen beim Erbschaftsteuerrecht“, könnte die Überschrift so lauten: „Erben und Schenken – so bleibt mehr für Ihre Lieben übrig“ oder „Wie Sie die Erbschaftsteuer minimieren“.
3. Auf den Punkt bringen
Reden Sie nicht um den heißen Brei herum, sondern geben Sie konkrete Informationen. Statt „in Kürze erhalten Sie …“ nennen Sie den Termin.
Wörter wie „demnächst, vielleicht, eigentlich“ verwässern die Botschaft.
Wenn Sie vom Leser etwas erwarten, müssen Sie das klar kommunizieren. Sagen Sie dem Mandanten, was er tun soll, nachdem er den Beitrag gelesen hat. Und zwar möglichst präzise. Die Aufforderung „und soll Ihnen Anlass bieten, auch bestehende Sachverhalte zu überprüfen“ nimmt kein Mandant ernst. „Rufen Sie uns an, damit wir Ihre individuelle Situation besprechen können“ ist erheblich konkreter.
Zwischenfazit: Mit der Überschrift drücken Sie aus: Lies mich. Und am Ende des Artikels teilen Sie dem Mandanten mit, wie er diese Information jetzt weiter nutzen kann. Hierzu können Sie sich einige Standardformulierungen anlegen, die die verschiedenen gewünschten Reaktionsmuster hervorrufen, beispielsweise:
- „Haben Sie weitere Fragen zum Mindestlohn? Rufen Sie uns an und vereinbaren Sie einen Termin! Durch eine geschickte Vertragsgestaltung ist eine sehr hohe Rechtssicherheit erreichbar.“
- „Füllen Sie diese Checkliste aus und faxen sie uns zu. Sie erhalten dann umgehend von uns eine Rückmeldung.“
- „Wenden Sie sich an Frau Müller. Sie hilft Ihnen gerne weiter.“
Kanzleimarketing und Mandantenakquise mit Ihrer Mandanteninformation
Warum steht das Medium Mandantenrundschreiben in der Werbewirksamkeit mit an erster Stelle? Weil es so vielfältig einsetzbar ist:
- Sie können es als Dialogmedium nutzen, in dem Sie zu bestimmten Artikeln mit einem Antwort-Fax eine Reaktion erbitten.
- Sie können es an den verschiedensten Stellen auslegen, wie beim Friseur oder Arzt.
- Sie können es an Multiplikatoren versenden.
- Sie können es an Interessenten verschicken und somit regelmäßig Kontakt halten.
- Sie können es Mandanten zur Weiterverteilung im eigenen Unternehmen oder bei dessen Verbänden und Organisationen mitgeben.
Hilfreich ist es auch, wenn Sie eine Pressemitteilung zum Thema Ihrer Mandanteninformation herausgeben und sich dazu zum Beispiel von einem Lokalreporter für Ihr örtliches Anzeigenblatt interviewen lassen.
Zusätzlich können Sie auch Vorträge zum entsprechenden Thema halten, einen Blogartikel auf Ihrer Webseite (mit Möglichkeit zum Download der weiterführenden Mandanteninformation) veröffentlichen oder in Ihrem sozialen Netzwerk, z.B. Xing oder Facebook, auf diesen Download, Blogartikel oder Vortrag hinweisen.
Machen Sie außerdem handaktenkundig, welcher Mandant von Ihnen welche Information bekommen hat. Auch Ihre Mitarbeiter sollten dies auf einen Blick erkennen können. Falls Ihr Mandant dann bei Ihnen anruft, erkennt er, dass man auf ihn vorbereitet ist und ihn wichtig nimmt.
Vermeiden Sie diese typischen Fehler bei der Mandanteninformation
Vermeiden Sie zu viel Fachjargon. Ihre Leser sind juristische Laien. Beim Abfassen Ihres Begleitschreibens und bei der Bearbeitung der Mandanteninformation sollten Sie also möglichst leicht verständlich formulieren.
Verzichten Sie darauf, Gesetze zu zitieren. Diese kann der Mandant, wenn er will, selbst lesen. Er möchte praxisgerecht informiert werden – die Gesetzeslage interessiert ihn daher nur ganz am Rande.
Nutzen Sie fertig vorbereitete Mandanteninfos in Ihrem eigenen Namen
Da die Erstellung einer eigenen professionellen Mandantenzeitung nicht ganz einfach und der Aufwand relativ hoch ist, lohnt es sich, solche Mandanteninformationen oder Mandantenjournale zuzukaufen. Durch Individualisierung mit eigenem Logo und eventuell einem Editorial oder einem Anschreiben verleihen Sie dem Mandanten-Rundschreiben Ihre individuelle Note.
Der Deubner Verlag bietet hier professionelle und gut aufbereitete Mandanteninformationen, die Sie nutzen können, um Ihre Mandanten mit überschaubarem Aufwand mit wichtigen rechtlichen und unternehmerischen Themen zu versorgen.