Geschenke an Geschäftspartner

Gerade zur Weihnachtszeit und zum Jahresende bedanken sich Firmen bei Geschäftsfreunden für ein erfolgreiches Jahr und die gute Zusammenarbeit. Um den steuerlichen Anforderungen gerecht zu werden, müssen jedoch einige Vorgaben beachtet werden. So ist die Höhe des Geschenks, deren Verbuchung auf separaten Konten sowie die Besteuerung beim Empfänger zu beachten. Der nachfolgende Beitrag gibt hierbei eine nützliche Hilfe.

Ein Geschenk setzt eine unentgeltliche Zuwendung an den Empfänger voraus (R 4.10 Abs. 4 EStR). Es handelt sich also um Leistungen, die zu keiner bestimmten Gegenleistung verpflichten. Im Folgenden sind mit dem Begriff „Geschenke“ nur betrieblich motivierte Geschenke an Kunden, Lieferanten, Geschäftsfreunde und Arbeitnehmer gemeint.

Betrieblicher Anlass
Geschenkaufwendungen können nur dann als Betriebsausgaben abgezogen werden, wenn das Geschenk ausschließlich aus betrieblichem Anlass getätigt wurde. Geschenke aus privatem Anlass wirken sich steuerlich überhaupt nicht aus. Bei der Beantwortung der Frage, ob ein konkreter betrieblicher Anlass vorliegt, ist die Sicht des Zuwendenden maßgebend. Darauf, ob bei dem Beschenkten ein betrieblicher Anlass vorliegt, kommt es nicht an.

Beispiel
Lieferant L, der mit dem Unternehmer U schon mehrere Jahre geschäftlichen Kontakt hat, lädt ihn zu seinem Geburtstag ein. Das Geburtstagsgeschenk hat brutto 33,17 € gekostet.

Folge: Es handelt sich um eine private Feier des L. Aus Sicht des U sind die Aufwendungen aber betrieblich veranlasst, da er ansonsten nicht privat mit L verkehrt. U kann die Geschenkaufwendungen folglich als Betriebsausgaben abziehen.

Es gilt die 35 €-Grenze
Unternehmer können Aufwendungen für Geschenke an Kunden, Lieferanten, Geschäftsfreunde usw. nur dann als Betriebsausgaben abziehen, wenn sie 35 € pro Empfänger im Kalenderjahr nicht übersteigen (§ 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 1 EStG).

Hinweis
Die 35 €-Grenze ist eine Freigrenze und kein Freibetrag. Das heißt: Übersteigen die jährlichen Aufwendungen diese 35 €-Grenze auch nur geringfügig, entfällt der Betriebsausgabenabzug insgesamt und nicht nur der 35 € übersteigende Betrag.

Praxistipp
Bei zum Vorsteuerabzug berechtigten Unternehmern ist die 35 €-Grenze netto zu rechnen. Deshalb können vorsteuerabzugsberechtigte Unternehmer Geschenkaufwendungen bis höchstens 41,65 € brutto jährlich pro Empfänger als Betriebsausgaben abziehen. Sind allerdings Unternehmer nicht zum Vorsteuerabzug berechtigt, gehört die Umsatzsteuer zu den Anschaffungskosten des Geschenks. Mit anderen Worten: Pro Empfänger sind jährlich nur 35 € abzugsfähig. Dies gilt z.B. für Ärzte, die in der Regel  umsatzsteuerfreie Leistungen erbringen. Sie können nur 35 € brutto pro Jahr und Empfänger als Betriebsausgaben geltend machen.

Skonti, Rabatte oder Boni mindern die Anschaffungskosten. Zu den Geschenkkosten zählen in aller Regel auch nicht die Verpackungskosten. Das gilt jedoch dann nicht, wenn die Geschenkverpackung wertmäßig ins Gewicht fällt. Dann gehören die Verpackungskosten zu den 35 €.

Pauschale Besteuerung mit 30 %
Grundsätzlich muss der Beschenkte den Wert eines betrieblichen Geschenks als Betriebseinnahme erfassen, sprich versteuern. Dabei gilt eine private von einer betrieblichen Verwendung zu unterscheiden:

• bei einer privaten Verwendung des Geschenks muss der Beschenkte den Wert einmal als Betriebseinnahme und gleichzeitig als Privatentnahme erfassen,
• bei betrieblicher Verwendung des Geschenks muss er dessen Wert als Betriebseinnahme erfassen. Bei einem Wert von mehr als 150 € netto muss es in einen Sammelposten eingestellt werden.

Teilt der Schenker dem Beschenkten allerdings mit, dass er die Zuwendung pauschal versteuert hat, braucht der Beschenkte nichts zu versteuern. Denn seit dem 01.01.2007 gibt es die Pauschalierungsmöglichkeit für Sachzuwendungen nach § 37b EStG. Danach kann der Zuwendende, also der Schenker, die Zuwendung (das Geschenk) pauschal mit 30 % versteuern. Damit sind alle Folgen für den Empfänger abgegolten.

Hinweis
Unternehmer können die Besteuerung pauschal mit 30 % übernehmen bei Sachzuwendungen aus betrieblichem Anlass an Arbeitnehmer und/oder an Geschäftsfreunde usw.

Bei der Pauschalierungsmöglichkeit nach § 37b EStG handelt es sich um ein Wahlrecht, das jedes Jahr neu ausgeübt werden muss. Dabei kann das Wahlrecht nicht auf einzelne Sachzuwendungen beschränkt werden, sondern es müssen – getrennt für jeden Empfängerkreis (Arbeitnehmer oder Geschäftsfreunde) – alle Sachzuwendungen eines Jahres einbezogen werden.

Die Pauschalierung nach § 37b EStG ist jedoch ausgeschlossen, soweit
• die Aufwendungen je Empfänger und Wirtschaftsjahr den Betrag von 10.000 € übersteigen oder
• die Aufwendungen für die einzelne Zuwendung höher als 10.000 € sind.

Beispiel
Unternehmer U gewährt drei Sachzuwendungen im Wert von jeweils 5.000 €. Für die ersten beiden Zuwendungen ist die Pauschalierungsmöglichkeit anwendbar, nicht aber hinsichtlich der dritten Zuwendung, da der Höchstbetrag von 10.000 € überschritten ist.

Es ist zu beachten, dass nicht abziehbare Betriebsausgaben nicht abziehbar bleiben, auch wenn sie pauschal besteuert werden. Deshalb kann die Pauschalsteuer dann nicht als Betriebsausgabe abgezogen werden, wenn die pauschal versteuerten Aufwendungen nicht als Betriebsausgabe abzugsfähig sind. Zuwendungen an Arbeitnehmer sind hingegen immer als Betriebsausgaben abzugsfähig. Da nicht alle Zuwendungen an Arbeitnehmer steuerfrei bleiben, sondern nur innerhalb bestimmter Freigrenzen und Freibeträge, kann hier die 30 %ige Pauschalierung Abhilfe schaffen.

Bemessungsgrundlage für die Pauschalsteuer
Die Pauschalsteuer wird von den tatsächlich entstandenen Aufwendungen einschließlich der Umsatzsteuer ermittelt (§ 37b Abs. 1 Satz 2 EStG). Die Regelung des 8 Abs. 2 Satz 1 EStG, wonach Sachzuwendungen mit den Verkaufspreisen am Abgabeort anzusetzen sind, kommt nicht zur Anwendung.

Hinweis
Der Zuwendende muss den Beschenkten darüber informieren, dass er die Pauschalsteuer übernommen hat. Diese Unterrichtung ist an keine besondere Form gebunden.

Beispiel
Unternehmer U wurde von einem Geschäftspartner zu dessen Firmenjubiläum eingeladen. Er schenkt einen anspruchsvollen Füllfederhalter, der ihn 420 € zzgl. 79,80 € USt gekostet hat. Diesen Betrag hat U pauschal mit 30 % versteuert.

Folge: U kann weder einen Betriebsausgaben- noch ein Vorsteuerabzug geltend machen, weil die 35 €-Grenze überschritten ist.
Bemessungsgrundlage ist der Bruttowert: 499,80 €
Pauschalsteuer: 30 % 149,94 €
Solidaritätszuschlag 5,5 % von 149,94: 8,25 €
Pauschale Kirchensteuer 7 % von 149,94: 10,45 €
Pauschalsteuer insgesamt: 168,64 €

Da die pauschal versteuerten Aufwendungen nicht als Betriebsausgaben abzugsfähig sind, kann U die Pauschalsteuer ebenfalls nicht als Betriebsausgaben abziehen.

Bei Geschenken, die den Grenzwert von 35 € überschreiten, darf auch dann keine Vorsteuer abgezogen werden, wenn der Zuwendende ansonsten zum Vorsteuerabzug berechtigt ist. Das wiederum hat zur Folge, dass bei der unentgeltlichen Zuwendung auch keine Umsatzsteuer anfällt.

Besondere Aufzeichnungspflichten
Der Schenker muss die Geschenke getrennt von den anderen Betriebsausgaben auf besonderen Konten für Geschenke verbuchen. Darauf sind die Geschenkaufwendungen einzeln und zeitnah zu verbuchen. Schon bei kleinen Aufzeichnungsmängeln erkennt das Finanzamt den Betriebsausgabenabzug nicht an.

Praxistipp
Sammelbuchungen sind bei Geschenken gleicher Art möglich, wenn die Namen der Empfänger aus den Buchungsbelegen ersichtlich sind. Das gilt auch dann, wenn die Vermutung besteht, dass wegen der Art der Geschenke die 35 €-Grenze nicht überschritten werden kann, wie etwa bei Streuwerbeartikeln. Bei derartigen Geschenken braucht der Name des Beschenkten auch nicht aufgezeichnet zu werden.

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Ein Beitrag aus BiB - Beraterpraxis im Blickpunkt

Erstellt von BiB