Ein gewisses Maß an Struktur und Aufgeräumtheit ist hilfreich, um sich die Arbeit zu erleichtern.
Wer den Überblick behält, kann effizienter arbeiten und Vorgänge rasch wieder finden. Positiver Nebeneffekt: Auch Ihr Umfeld kann sofort erkennen, dass Sie Ihre Arbeit im Griff haben.
Betrachten Sie einmal kritisch Ihren Schreibtisch- Türmen sich dort Papierberge vor Ihnen auf und Sie können die wichtige Notiz von heute morgen partout nicht mehr finden?
- Häuft sich in Ihrem Eingangs- Postfach immer mehr an?
- Bleiben Projekte liegen?
- Haben Sie vielleicht schon den einen oder anderen Termin verschwitzt?
Arbeitspsychologen nennen Menschen, deren Schreibtisch diese Merkmale aufweist „Voll-Tischler“. Das Gegenteil sind die so genannten „Leer-Tischler“: Sie räumen jeden Tag ihren Schreibtisch auf. Ihr Eingangspostfach ist leer bis auf ein paar überschaubare unerledigte E-Mails.
So behalten Sie – und andere – den Überblick
Zugegeben: Ein aufgeräumter Schreibtisch ist noch lange keine Garantie für einen „aufgeräumten“ Kopf, aber er kann ein wichtiger erster Schritt auf dem Weg dort hin sein.
1. Schritt: Halten Sie die wichtigsten Arbeitsmittel parat
Organisieren Sie Stifte, Terminkalender, Papier und andere Arbeitsmittel, die Sie öfter brauchen so, dass Sie immer schnellen Zugriff darauf haben. Nutzen Sie Pinwände, Notizzettel oder Eingangskörbe, um Ordnung zu schaffen oder nützliche Dinge sinnvoll zu verstauen.
Am besten platzieren Sie nur auf Ihrem Schreibtisch, was Sie häufiger benötigen oder gerade bearbeiten. So haben Sie mehr Arbeitsfläche zur Verfügung und müssen nicht ständig von neuem Platz schaffen.
2. Schritt: Halten Sie Ihre Arbeitsstapel in Schach
Stellen Sie sich einmal vor, Sie müssten einen bestimmten Vorgang innerhalb weniger Sekunden (zum Beispiel für einen Kunden am Telefon) zur Hand haben. Könnten Sie die Unterlagen sofort finden oder müssten Sie erst den Telefonhörer ablegen, um sie mit beiden Händen mühsam aus einem wackligen Berg herauszusuchen?
Übersichtliche und geordnete Stapel machen das Leben leichter und erhalten Ihnen den Durchblick. Berge hingegen erschweren Ihnen die Arbeit und werfen darüber hinaus nicht gerade das beste Licht auf Sie.
3. Schritt: Betrachten Sie Regeln nicht als Schikane, sondern als Hilfe
Entwickeln Sie Ihre eigenen Ordnungs- Regeln, falls es keine allgemein gültigen gibt:
- Beobachten Sie dazu zunächst Ihre eigenen Arbeitsabläufe und regelmäßigen Handgriffe.
- Stimmen Sie dann die eigene Ordnung darauf ab.
- Halten Sie sich an Ihre eigenen Ordnungsregeln, das fördert Konzentration und Selbstdisziplin.
4. Schritt: Misten Sie regelmäßig aus
Kurze Aufräumaktionen beispielsweise als tägliches Feierabend-Ritual schaffen Ordnung, Überblick und ein gutes Gefühl.
Am nächsten Morgen erwartet Sie dann nicht das alte erdrückende Chaos, sondern ein überschaubarer Arbeitsplatz, der bereit für die neuen Tagesaktivitäten ist.
5. Schritt: Entleeren Sie systematisch Ihr E-Mail-Postfach
Sicherlich erhalten auch Sie täglich eine Flut von E-Mails. Auch wenn man sie auf Ihrem Schreibtisch nicht unmittelbar sieht – die Fülle an elektronischen Nachrichten raubt Ihnen den Überblick und Zeit:
Sortieren Sie deshalb regelmäßig Ihre E-Mails und legen Sie die entsprechenden Ordner rechtzeitig an:
- Lesen Sie reine Informationsmails möglichst rasch und legen Sie sie danach entweder in einem entsprechenden Ordner ab oder löschen Sie sie.
- Beantworten Sie Mails, die eine Antwort erfordern, möglichst zeitnah. Dabei kommt Ihnen der übliche knappe „Umgangston“ sicher zu Gute. Aber Vorsicht: Achten Sie dennoch auf den Stil – Abkürzungen, flapsige Anreden und Stimmungszeichen gehören mit Sicherheit nicht dazu.
6. Schritt: Denken Sie an Ihre Urlaubsvertretung
Was Sie selbst nicht wieder finden können, werden Ihre Kollegen erst recht nicht finden. Spätestens vor Ihrem Urlaub sollten Sie einen geordneten Arbeitsplatz hinterlassen, damit Ihre Vertretung sich auch zurecht findet.
So beweisen Sie nicht nur, dass Sie Ihre Angelegenheiten im Griff haben, sondern auch, dass Sie Ihre Kollegen respektieren und eine gute Zusammenarbeit schätzen.
7. Schritt: Überprüfen Sie Angewohnheiten
Auch Ihre alten Gewohnheiten sollten Sie von Zeit zu Zeit gründlich ausmisten.
Wenn wir etwas aufschieben, dann geschieht das oft in der falschen Hoffnung, es könne etwas geschehen, was das Erledigen der Aufgabe leichter oder gar überflüssig macht. Ein typisches Denkmuster: „Morgen ist bestimmt ein besserer Tag für die Erledigung dieser Sache“.
Das mag gelegentlich richtig sein: Manche Aufgaben erledigen wir besser und schneller, wenn wir am nächsten Tag mit frischem Kopf an sie herangehen, anstatt uns bis in die späten Abendstunden in sie zu verbeißen. Aber zu einem festgefahrenen Denkmuster geworden, legen Sie sich damit heute Steine in den Weg, die morgen und übermorgen schon zu Bergen angewachsen sein können.
Quelle: Deubner Redaktion - vom 07.04.07