Wünschen Sie sich auch des Öfteren, den Kopf freier zu haben?
Dann könnte die Methode „Getting Things Done“ etwas für Sie sein. Damit lernen Sie, alles Unerledigte so abzulegen, dass Sie sich nur zur jeweils angemessenen Zeit damit beschäftigen.
Das bedeutet „Getting Things Done“:Die „Getting Things Done“-Methode (übersetzt: „Wie ich Dinge geregelt bekomme“) basiert zunächst auf der Erfahrung, dass viele Dinge, die uns im Kopf herumschwirren, unsere Energie unproduktiv binden. Bei diesem effizienten Arbeits- und Zeitmanagement hat das Prinzip der Schriftlichkeit oberste Priorität. Durch das konsequente Ablagesystem können Sie zur richtigen Zeit die richtigen Aufgaben mit voller Konzentration angehen.
1. Schritt: Tragen Sie alle Aufgaben zusammen
Richten Sie sich eine „Eingangsbox“ für alles ein, was in irgendeiner Weise eine Aufgabe darstellt und legen Sie künftig alles, was in Ihrem Büro ankommt, zunächst immer in Ihre Eingangsbox. Dabei können Sie schriftliche und gedankliche Aufgaben unterscheiden.
1. Schriftliches
- die eingehende Post
- lose Zettel mit Adressen, Kurzinformationen usw.
- notwendige Unterlagen
- unerledigte Dinge aus Ablagen usw.
2. Gedankliches
- Notieren Sie alles, was Ihnen einfällt und das zu erledigen ist, auf einem eigenen Blatt oder Outlook.
- Erstellen Sie eine Notiz für jede so genannte „innere Verpflichtung“, also Dinge, die Sie schon längst mal tun wollten („alte Ordner aussortieren“).
2. Schritt: Arbeiten Sie den Eingangskorb durch
Nehmen Sie sich jedes Element der Eingangsbox bewusst vor und entscheiden Sie, was zu erledigen ist.
Für Dinge, bei denen Sie nichts unternehmen müssen, gibt es drei Möglichkeiten:
- Papierkorb
- „Irgendwann“-Mappe für Aufgaben, die nicht eindeutig terminiert sind, mit denen Sie sich aber vielleicht später beschäftigen wollen.
- Ablage für das Infomaterial, von dem Sie glauben, dass es Ihnen irgendwann nützlich sein könnte.
Bei Aufgaben, die Sie zu erledigen haben, gibt es vier Optionen:
- Sofort erledigen: Was nicht länger als zwei Minuten dauert, sollten Sie zügig in Angriff nehmen. Manchmal ist eine Sache bereits mit einem kurzen Telefonat abgehakt.
- Terminieren: Alles, was Sie zu einem bestimmten Termin brauchen oder bis dorthin erledigt haben müssen, notieren Sie und legen den Zettel in Ihre Wiedervorlagemappe.
- Abgeben: Bei Aufgaben, die in den Zuständigkeitsbereich eines anderen fallen, schreiben Sie dem Betreffenden eine E-Mail oder rufen ihn an.Legen Sie sich zur Sicherheit eine schriftliche Liste an, in der Sie festhalten, …
- an wen Sie die Aufgabe weitergereicht haben und
- bis wann die Erledigung durch ihn erfolgen soll.
- Vorgehensweise festlegen: Für alle Aufgaben, die mehrere Arbeitsgänge erfordern, sollten Sie den unmittelbar nächsten Schritt festlegen. Hierzu machen Sie sich eine Liste „Projekte“ und eine weitere mit dem Titel „Nächste Schritte“. Für Unterlagen zu dem jeweiligen Projekt legen Sie eine eigene Mappe an.
Praxis-Tipp
Sie können Ihre übertragenen Aufgaben auch über die Outlook-Funktion Nachverfolgung verwalten: Kennzeichnen Sie entsprechende E-Mails vor dem Versenden zur Nachverfolgung und hinterlegen Sie ein Datum. So erscheint im Ordner zur Nachverfolgung alles in der von Ihnen gewünschten Reihenfolge. Außerdem können Sie bei Nachfragen schnell und terminsicher Auskunft über die weitergereichte Aufgabe geben.
3. Schritt: Überprüfen Sie Ihre Listen
Folgendes sollten Sie mindestens einmal täglich durchsehen:
- Eingangsbox und E-Mail-Eingänge
- eigene Wiedervorlagemappe
- Terminkalender
- Liste „Nächste Schritte“
Mindestens einmal wöchentlich sollten Sie sich diese Dinge vornehmen:
- Liste „Projekte“
- Liste „Übertragene Aufgaben“
- „Irgendwann“-Mappe
Kleine Schritte mit großer Wirkung
Wenn Sie mit der „Getting Things Done“-Methode starten, haben Sie zunächst wahrscheinlich einen riesigen Berg vor sich. Aber lassen Sie sich davon nicht entmutigen! Wenn Sie fortan Ihre Box regelmäßig leeren und durcharbeiten sowie die weiteren Schritte dieser Methode befolgen, werden Sie sehr schnell die Arbeitserleichterung spüren.
Quelle: Deubner Redaktion - Tipps und Tricks vom 09.04.07