Das schnelle Medium E-Mail hat nicht nur Vorteile.
Einige typische Fehler beim formalen Aufbau der elektronischen Korrespondenz sorgen immer wieder für Missverständnisse. Wenn Sie jedoch einige Tipps zu Betreffzeile, Adressverwaltung, Dateianhang und Co. beachten, können Sie sicher sein, dass der Empfänger Ihre Nachrichten nicht „in den falschen Hals“ bekommt – und auch nicht ins falsche Postfach.
1. Die Betreffzeile: So prägnant wie möglich
Sicherlich haben Sie auch schon einmal nach dieser einen, besonders wichtigen E-Mail gesucht, von der Sie genau wissen, dass Sie sie aufgehoben haben. Werden Sie dann endlich fündig, wird Ihnen auch schnell bewusst, warum Ihre Schlagwortsuche scheitern musste: Die Betreffzeile ist – leer! Der Absender hatte es offenbar nicht für nötig gehalten, eine griffige Überschrift für seine Nachricht zu finden. Ein leeres Subject ist jedoch einer der häufigsten Fehler des Absenders bzw. ein großes Ärgernis beim Empfänger.
Gleich auf Rang zwei der Hitliste ärgerlicher Betreffzeilen rangiert ein Betreff im Stile von „Re: AW: Fwd: Re: Re: Re: Ihre Anfrage“. Vor allem dann, wenn es in der zigsten Antwort-Mail schon längst nicht mehr um die ursprüngliche Anfrage geht.
Die Grundregel lautet deshalb: Man sollte aus der Betreffzeile immer mit einem Blick auf den Inhalt der Nachricht schließen können. Aktualisieren Sie daher ab und zu das Subject in Ihrem Antwort-Rückantwort-Verkehr – schon allein, um eine unübersichtliche Reihung von „Re:“ und „AW:“ zu vermeiden.
2. Richtig antworten und zitieren
Fast alle E-Mail-Programme verfügen über eine Schaltfläche zum „Antworten“ („Reply“), über die der ursprüngliche Text in die Antwort übernommen und als Zitat kenntlich gemacht wird. Einige Programme stellen das Zitat voran, so dass Sie Ihre Antwort darunter setzen müssen. Das führt aber dazu, dass der Empfänger Ihrer Antwort zunächst durch den gesamten ursprünglichen Text scrollen muss. Stellen Sie deshalb Ihre Antwort vor den Ursprungstext.
Sie können Ihre Kommentare auch Satz- oder Abschnittsweise einfügen. In diesem Fall müssen Sie allerdings darauf achten, dass Zitat und Antwort optisch klar voneinander abgesetzt sind (Leerzeilen!) und Sie nicht in einen bewertenden, (ab-)qualifizierenden Stil verfallen – dazu lädt diese Form nämlich ein. Durch die Wahl einer anderen Schriftfarbe wird Ihre Antwort noch deutlicher – hier müssen Sie allerdings auf das verwendete E-Mail-Format achten.
3. Ärger mit Anhängen vermeiden
Attachments, also Dateien oder Dokumente, die Sie Ihrer elektronischen Post anhängen, werden von allen Virenscannern besonders kritisch beäugt. Prädestiniert für Ärger sind ausführbare Dateien – zu erkennen an den Dateiendungen .exe, .com, .vbs und .bat – sowie Word-, Excel- und PowerPoint-Dokumente (.doc, .exe bzw. .ppt).
Wann immer Sie darauf verzichten können, sollten Sie diese Dateitypen nicht als Attachments versenden. Wenn es jedoch unvermeidlich ist, haben Sie mehrere Möglichkeiten, die Situation zu entschärfen:
- Sollten Sie über ein Packprogramm wie Winzip verfügen, können Sie Ihre Dateien damit zunächst packen und die so entstandene ZIP-Datei als Attachment versenden. Dieses Format passiert Virenscanner in der Regel problemlos.
- Auch ohne Packprogramm können Sie die meisten Virenscanner gnädig stimmen, indem Sie die Dateiendung so umbenennen, dass der Scanner keinen Verdacht schöpft – z.B. das Dokument „Einladung.doc“ in "Einladung. do_".
Grundsätzlich sollten Sie Attachments, die mehr als einen MByte Speicher belegen, nur nach Ankündigung in einer separaten Mail versenden. So kann der Empfänger Sie benachrichtigen, wenn eine E-Mail auf Grund eines zu großen Anhangs vom Server „kassiert“ wurde.
4. Prioritäten und Empfangsbestätigungen
Nicht alle Mitteilungen, denen Sie eine hohe Priorität beimessen, haben für den Empfänger denselben Stellenwert. Das Prädikat „hohe“ oder gar „höchste“ Priorität sollten Sie daher nur in Ausnahmefällen vergeben.
Einige „Spezialisten“ arbeiten mit „höchster Priorität“ als Voreinstellung, nach dem Motto: Alles ist wichtig! Das grenzt schon fast an Nötigung und sorgt beim Empfänger für ein ähnliches Gefühl der Bevormundung wie das renitente Anfordern einer Empfangsbestätigung. Bedenken Sie, dass Sie damit von Ihrem Gegenüber einen zusätzlichen Arbeitsgang fordern, der lediglich Ihrer eigenen Organisation nützt.
Verwenden Sie Empfangsbestätigungen am besten gar nicht, allenfalls in juristisch zugespitzten Situationen, um auf die Dringlichkeit Ihres Anliegens hinzuweisen. Allerdings: Rechtliche Relevanz besitzt eine Empfangsbestätigung kaum, denn der Empfänger kann Ihre Aufforderung auch ignorieren.
In Outlook ändern Sie die Einstellungen für Empfangsbestätigungen unter Extras/Optionen/Einstellungen/ E-Mail-Optionen/Erweiterte E-Mail-Optionen. Die Voreinstellung für Prioritäten finden Sie unter Extras/Optionen/Einstellungen/E-Mail-Optionen/Verlaufoptionen.
5. E-Mail-Adressen sind Vertrauenssache!
Mailinglisten und Adressbücher sind nützliche Helfer beim Jonglieren mit einer großen Zahl von Empfängern, beispielsweise bei Rundmails. Das oberste Gebot lautet aber: E-Mail-Adressen sind Vertrauenssache! Keinesfalls sollten Sie sämtliche Adressaten mit ihrer vollen E-Mail-Adresse in die „An:“ bzw. „To:“-Zeile eintragen. Es ist nicht nur lästig, sich am Anfang einer Nachricht durch schier endlose Listen von E-Mail-Adressen zu kämpfen, sondern auch mit dem Datenschutz nicht vereinbar.
Am elegantesten ist es, die eigene E-Mail-Adresse oder den Namen einer Mailingliste unter „To:“ anzugeben und die eigentlichen Empfänger unter „BCC:“ einzutragen. Dies steht für Blind Carbon Copy, also eine anonyme Blindkopie ohne Nennung des Empfängers. Nur bei internen Vorgängen, wenn ersichtlich sein soll, welche Kollegen dieselbe E-Mail zur Kenntnis genommen haben, müssen die Empfängernamen auftauchen. Dazu setzen Sie den Hauptansprechpartner ins „To:“ und alle Übrigen ins „CC:“ (Carbon Copy).
Tipp: Wenn die BCC-Zeile bei Ihnen nicht aktiv ist, kicken Sie im Fenster Nachricht auf Ansicht und hier auf„Bcc“-Feld. Daraufhin wird die Zeile eingefügt.
6. Die richtige Form für Ihre elektronische Post
Für das schnelle Medium E-Mail gilt ähnliches wie für einen guten Zeitungsartikel: Kurz und prägnant soll beides sein, das Wesentliche bereits in der Überschrift zusammengefasst. Der Leser soll sich angesprochen fühlen und den Nutzen der Nachricht spätestens anhand der ersten Sätze erfassen können. Der Ton sollte dabei freundlich und verbindlich, sprich: serviceorientiert sein.
Dazu gehört auch, dass man keine orthographischen Zumutungen in die Welt schickt. Zur Aktivierung der Rechtschreibprüfung in Outlook 2003 klicken Sie auf Extras/Rechtschreibung. Ansonsten kopieren Sie den fertigen Text in ein Textprogramm wie Microsoft Word, nehmen dort mit den Korrekturhilfen die nötigen Verbesserungen vor und kopieren das Resultat zurück in den Mailer.
Quelle: Deubner Redaktion - Tipps und Tricks vom 08.04.07